Los 7 atajos de Excel que te ayudarán a organizar tu proceso de ventas

Los 7 atajos de Excel que te ayudarán a organizar tu proceso de ventas

¿Enredado porque un balance de ventas no cuadra? Estas a punto de facilitar tu proceso de ventas gracias a Excel. Sí, como lo lees, ¿aún no crees que sea posible? ¡llegó la hora de que lo creas! Esta herramienta te brinda todo lo necesario para que tus datos numéricos, gestiones, reportes, balances, promedio de ventas y diferentes informes que debes hacer en tu día a día sean menos complicados.

La hoja de cálculo de office se ha convertido en el aliado número uno para muchas personas que hacen parte del ecosistema empresarial. Las funciones matemáticas que antes veías compleja dejarán de serlo pronto. Este programa funciona para cumplir distintas tareas, desde dedicarse a organizar alfabéticamente una lista hasta generar todo tipo de datos.

La forma de registrar números en este instrumento tecnológico te permite automatizar de forma práctica y eficiente todo tu proceso. Así que en esta oportunidad queremos brindarte 7 trucos que te ahorrarán tiempo y te ayudarán a convertirte en el mejor vendedor que todas las empresas sueñan.

 

1. Crea tablas dinámicas

Una tabla dinamica para excel es una hoja de cálculo que le permite organizar y expresar cantidades, magnitudes, valores u otro dato que necesite el formato de tablas.

Este tipo de tablas te ayudarán a resumir y deducir cualquier dato significativo que necesites conocer de forma inmediata. Las tablas dinámicas se utilizan para reorganizar los datos en una hoja de cálculo. No cambiarán los datos que tiene, pero pueden sumar valores y comparar información diferente en su hoja de cálculo, dependiendo de lo que le gustaría que hicieran.

 

2. Usa la función BUSCARV

BUSCARV es una función de Excel incorporada que te permite buscar lo que necesites, cualquier valor o nombre que requieras al instante. La búsqueda manual te tomaría mucho tiempo si tienes una amplia base de datos.

Esta función es uno de los components más antiguos de excel y ha resultado práctica cuando necesitas unir datos o hojas de cálculo diferentes. Por ejemplo:  tienes una lista de nombres de nuevos comprados junto a sus números teléfonicos en una hoja de cálculo y en otra hoja, tienes los mismos números, pero quieres que los nombres, los telefonos y las empresas aparezcan juntas en un solo lugar, la función BUSCARV puede ser la solución a ese gran inconveniente.

 

3. Filtra tus datos

Los filtros te permiten reducir sus datos que no necesitas para que las filas que realmente son importantes en el momento puedas verlas de una vez. En Excel, se puede agregar un filtro y elegir qué columnas quieres ver.

  • Filtro de informes: esto le permite ver solo ciertas filas en su conjunto de datos. 

  • Etiquetas de columna: estos podrían ser sus encabezados en el conjunto de datos.

  • Etiquetas de fila: pueden ser sus filas en el conjunto de datos. Las etiquetas de fila y columna pueden contener datos.

4. Agrega más de una fila o columna

Es muy tedioso tener que agregar una a una todas las filas o columnas que necesites, Excel tiene una manera muy fácil para agregar varias filas o columnas en una hoja de cálculo, solo debes resaltar la misma cantidad de filas o columnas preexistentes que desea agregar, hacer clic en insertar y listo. Es súper didáctico la forma de aprender a agregarlas.

 

5. Elimina datos duplicados

Puede que te pase que se registren varias veces en la misma landing o en la misma hoja de assitencia luego de alguno de tus eventos. Así que para evitar que esa información que pasas a excel lo note, es importante eliminar duplicados.

Para eliminarlos, resalte la fila o columna de la que desea eliminar los duplicados. Luego, vaya a la pestaña Datos y seleccione "Eliminar duplicados" (en Herramientas). Aparecerá una ventana emergente para confirmar con qué datos desea trabajar. Selecciona "Eliminar duplicados" y listo.

 

6. Gira filas en columnas o columnas en filas

A esta caracteristica se le llama “Transponer” con ella, puedes cambiar los datos de columnas a filas y de filas a columnas. Es un campo que te permite girar y reorganizar los datos de tu hoja.

Para hacerlo sigue los pasos:

1. Haz clic derecho y selecciona “copiar” en la columna que deseas transponer en filas. 

2. Selecciona las celdas en su hoja de cálculo donde deseas que comience su primera fila o columna. 

3. Haz clic derecho en la celda y luego selecciona "Pegado especial".

4. Te aparecerá “transponer”. 

5. Selecciona Aceptar y tu columna ahora se transferirá a una fila. Esto lo puedes intentar pasando de fila o columna.

 

7. Usa fórmulas simples para tus datos

Además de hacer cálculos bastante complejos, Excel puede ayudarlo a realizar operaciones aritméticas simples como sumar, restar, multiplicar o dividir cualquiera de sus datos. Esto lo haces juntando las casillas y agregando el signo correspondiente. A continuación te dejamos algunos:

  • Para sumar, usa el signo +
  • Para restar, usa el signo -
  • Para multiplicar, usa el signo *
  • Para dividir, usa el signo /

Excel te permite hacer gráficos, tener los balances más estructurados y un sinfín de utilidades más. ¡Te estaremos dando mucho más tips para que te conviertas en todo un experto de EXCEL!

 

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February 3, 2020